電子書信常見錯誤

腦中的記憶體還停留在“更新中”狀態, 一時間不知道分享什麼. 我們來聊聊Email的禮貌吧!

工作中常搭配使用的通訊軟體越來越多 what’s app, Slack, Line都有各自的愛好者.其中email仍是最被偏好的通訊方式.

1.考量收件者

在以往的分享中 多是依”主題”劃分 跟大家分享模板 然後自行套用.不過還是要考量收件者和你[寄件者]之間的關係來決定撰寫的口氣. 太過於正式 容易變的拘謹 太有距離感.過於隨興 則失了禮貌.下面列出幾的比較句讓大家看看[商務使用]和[常務使用]的口吻區別

回覆對方來信:

常務: thanks for the email of 20th February

商務:thank you for your email received 20th February

拒絕:

常務:sorry, I can’t make it.

商務: I am afraid I will not be able to attend

要求某事:

常務:could you …?

商務:I was wondering if you could…?

2.小心大寫和雙引號

如果你也搞不清楚什麼時後該用大寫字母 記得一個簡單的原則-人名.地名.公司行號.書籍/產品等特定名稱.隨意使用大寫或是雙引號 容易讓讀者誤認為書寫內容有命令口吻.各大文法書籍/課程中有詳細的章節解說 請小心使用.

3.書寫格式

到底用文章式描述好還是條列是陳述比較好? 其實各有所好 不過格是和本身的文法句型有極大的連結.如果沒什麼自信 建議條列式書寫格是會比較容易上手.沒有過於複雜的文法概念只要句子通暢每一句有一個陳述重點即可.但也不可過度隨意書寫 例如: don’t forget to take the item, catch ya later, cheers

這樣沒頭沒尾的句子.如果你也苦於word之外的文法協助.可以試試Grammarly’s Grammar Checker 很不錯.

4.表達口吻

事務的迫切性.對方的語言理解程度都會對表達口吻產生決定性的影響.我常遇到為求客氣把一句話繞30個圈還說不清楚.一個委託寫了一張A4還搞不清楚信見重點的email.也有明明不熟一開頭就hey there, what's up的無厘頭委託.下面列出的比較句 可以清楚的分辨直接/間接口吻裡的書信禮儀...

要求某件事物:

直接:I need this in half an hour.

間接:could I have this in half an hour?

告知某事:

直接:there will be a delay.

間接:I am afraid there will be a slight delay.

陳述意見:

直接:it’s a bad idea.

間接:To be honest, I am not sure it would be a good idea.