經理人英文力3 延續書信連繫

延續上周討主題client approaching【客戶接洽】這部分, 要怎麼維護客戶關係? MOU已經寄出2周了.還苦等不到進一步的回覆?這時通常會再度去函詢問進度但內容要怎麼寫?就有點頭痛….

整理了各組的回覆.大致上區分成三個動作:

詢問內容是否需要再度開會商議?

詢問是不是漏信沒收到?

詢問是不是內容需要再調整.請對方告知!

列舉了以上3種回覆的英文版書信, 同樣再請小組們繼續討論這3封信件中喜歡/會自己使用,和覺得不妥當的地方. 各組回覆喜歡的部分不外乎『單字漂亮.感覺很正式.語氣中肯』,而不妥當的地方除了拼字錯誤外為『用字不禮貌.感覺輕浮.句型太簡單.』

之前文章當對方不認識你/妳時的email怎麼寫?有分享怎麼看一篇英文書信?而不被華麗的用字混淆視聽?這邊不再贅述.討論中有個程度很好的同學提出:『其實可以把上述三個要點一起寫進去.這樣文章的內容不是豐富點嗎?』

確實是的.這類的信件的『主題』【subject line】已經退為次要的考量要素, 沿用就好. 內容寥寥幾行才是讓人頭痛的地方.如果把上述3個提議都放一起, 給客戶多點選項;也巧妙掩蓋自己不知道寫什麼內容的窘境…不過從另一個角度來看:單看合約的種類就可知道對客戶沒有掌握度.變數極大.很有可能連第2封信件過去了還是沒有回音! 這時分開來寫就發揮了好處, 給彼此多一點思考空間和彈性.對於客戶關係的維持上也至少話題延續度還在.

現在我們來看看第一個【提議詢問內容是否需要再度開會商議?】

Mr. Smith

this is Mark from ACE, I was wondering if you would like to make any changes with the MOU draft we sent on 15th May? we hope having some feedback from you very soon . if you like, we can set-up a conference meeting at your convenience.

sincerely yours

Mark Chu

不斷重申.每個人都有自己的寫作習慣,我也盡量保留原意和用字.改的太過跟重寫沒有二樣. 我們在看自己寫的東西時亦是如此.此信的出發點是【提議詢問內容是否需要再度開會商議?】既然如此就應該把這個訊息移到最前面.這是中/英文一個很大的使用區別.再者,都已經主動提出開會討論了!就不要浪費這篇信件.主動提供選項,把發球權握在手中.就如當你對一個商品猶豫不決,商家主動降價[合作意願MOU]後問你:

要帶一個還是二個?

要帶嗎?很划算喔!

哪個問題的成交率大? 答案是明確的!這封信件也是建議使用這樣的邏輯去編排.

I am writing to propose a meeting regarding the MOU [attached ] sent on 15th May after receing no feedback from you. please inform us your earliest convenience for 30 mins meeting this week 17th-21st June.

次序重新安排過後可以很明顯的看出整封信件都圍繞在開會這件事情上.沒有開放式的問題.例如:if this is okay with you...would you like to set-up a meeting?讓對方選擇.可以有程度的提高信件回覆率.如果你剛好也是被在主管關懷的眼神和客戶愛理不理的夾縫中生存者. 不妨試試.

happy writing