經理人英文力1 對方不認識你的情況下,email如何起草?

今天的學生給了一個難題. 一個國際研究論壇中某項評比中台灣單位名列前茅. 可是國名 『台灣』被誤植為 『中國臺灣』.

外交部寫信給對方抗議過三次了. 對方的回信中已經可以讀出不悅的語氣, 並聲稱按照程序.

台灣單位無法捨棄這個展露頭角的機會, 只能盡量爭取正名. 底線是: 如果無法變更, 還是要積極把握曝光機會.

在這樣的條件下, 寫信給對方表達今年要參加評比. 請對方郵寄邀請函.

全文如下：

Dr. xxx

我是... 僅代表...寫這封信件給您.確認今年度... 研討會的報名程序. 您在三月份的往來信件中承諾我方會獲邀參加今年度的...論壇, 針對此事希望不會受到正名影響, 想跟您確認一下報名流程進行得如何？有無需要我協助的地方.

xxx敬上

同學附上的英文版:

Dr. xxx

I’m …, representing xxx , write you this email about conference registeration process in 2019. In the ealier emails with my boss xxx, you promised that we will be invited to this year's conference. we hope it will not be influenced by the name-changed issue and would like to follow-up the registeration progress. If there is anything I can assist, please kindly let me know.

look forward to hearing from you.

sincerely

xxx

編寫的部分原則上我會盡量保留原撰稿者的書寫風格和用字, 只做適當的調整. 一方面降低撰文者的失落感, 另一方面學習/模仿容易些. 下次書寫時到重複字句, 修改的文字會自動跳出,方便自己套用. 跟拿到一篇完美的文章但不知道從何著手? 再碰到還是不知道該怎麼辦？來得有效益些.

英文版中看得出來想盡量呈現中文內容, 以致於有些贅詞和直驛式慣性用語的出現. 例如：「關於」會翻成 about; 「代表」會首選represent這個字 .之前的文章中有提醒某些場合比較不適用 you said, you mentioned...第二人稱的說法來引述過去事件.這次的狀況也不例外! 換個人稱變成 we 開頭的句子就好. 這封信件中最不確定的因素就是希望不要被正名這個舉動影響原定計劃. 那就不要挖洞給自己跳, 英文不來這套, 打預防針是沒用的! 寫email有幾個大原則 「一封信件,一個主題」 就是其中之一, 跟主旨無關的就不要再「順道一提」了.

接下來是自動提供協助的時候, 除了這封信件的發送址外, 也建議再提供另一個, 才能真的有便利的感覺 .最後大部分的撰文者免不了擔心對方已讀不回, 都會加上: looking forward to hearing from you 這樣的提醒, 也可以使用其他方式客氣地表達 !

現在看一下變更的部分：

對方不認你的狀況下, 也不適合過度的自我介紹. 以往看過許多這樣的描述：Hi, my name is xxx and I'm xxx's co- worker, the reason I am writing this letter is...或者是, 劈頭就自問自答的: Mr xxx, how are you going? I hope you are doing well, I'm xxx and I know you don't know me ...這些都不恰當. 直接把連接者和自己的關係表明清楚就好！

I am writing in connection of .../ this email is intend to .../ I am writing in regard of ...這幾個片語都很適合當第一句 陳述信件的目的.

目前狀況已經不確定邀請是否受到影響? 使用you開頭的句子, 很容易讓對方沒台階下. 換個角度用我方立場書寫 we were informed / we received 都是不錯的選擇表示: 「我方收到...消息」

looking forward to hearing from you 太過於明示對方,, 換成比較內斂的用語 雙方至少還保有良好互動.

現在看看編寫後的樣子

I am [full name] , writing this email on behalf of xxx, regarding 2019 xxx conference registration process. we received a very positive feedback from your emails with xxx in March and would like to follow up. I can be reached at +886 03 xxxxxx, if there is anything I can assist.

Please keep us posted.

sincerely

xxx

＠那關於「正名」這件事？外交部都解決不了的事...我們就不要太高估自己了

happy writing